I en tid med stor økonomisk usikkerhed har det været mere vigtigt for virksomheder end nogensinde før at være agile og klar til at tilpasse sig de mange sporadiske markedsændringer. Covid-19 har for mange virksomheder betydet, at et øget fokus på at være modstandsdygtige overfor de mange udfordringer gennem brug af robuste værktøjer som vil hjælpe til at blive mere effektive og vokse i fremtiden, vil være nøglen til succes. Med et ERP-system har virksomheder, specielt under Covid-19, kunnet nyde fordel af de mange digitale løsninger, som tillader fjernarbejde, men samtidig sikrer gennemsigtighed, således at fejl minimeres.
Med en ERP-implementering har virksomheder kunnet fortsætte deres digitale transformationsrejse, og dermed øge deres digitale modenhed, således at de er klar til nye markedsændringer, når de kommer. For én ting er sikkert: De vil komme!
En bekymring for mange, har været, at selve implementeringen af et it-projekt ville være umuligt at styre uden fysisk tilstedeværelse. Alligevel har det seneste år vist, at dette ikke nødvendigvis er tilfældet, og at selv komplekse projekter, såsom ERP-implementeringer, kan udføres uden en fysisk tilstedeværelse. Eller i hvert fald en stor del af det. Det er selvfølgelig ikke uden visse justeringer, når et projekt skal ledes virtuelt. Her vil der være nogle nøglepunkter, som både projektleder og virksomhed skal være opmærksomme på.
- En digital tankegang
Den digitale tankegang er for mange virksomheder blevet en nødvendighed, primært for at kunne tilpasse sig hjemmearbejdet, som Covid-19 har medført for mange, men dette bør ikke være den eneste og bestemt ikke den primære årsag. En primær årsag til at arbejde videre med en digital transformation bør til gengæld være, at man som virksomhed ønsker at holde trit med de mange muligheder teknologien bringer og som skifter konstant. At have medarbejdere med et digitalt mindset sikrer ikke kun en positivitet overfor nye teknologier, men er også med til at sikre en hurtig tilpasning af nye processer og arbejdsgange. Disse medarbejdere spiller derfor også en afgørende faktor for at kunne gennemføre en implementering 100% digitalt, hvorfor virksomheder bør fremme disse medarbejdere i hele virksomheden og gøre målrettet brug af deres viden, færdigheder og vilje til at engagere sig, således at alle afdelinger har digitale talenter, som kan agere som forandringsagenter.
- Sikring af de rigtige samarbejdsværktøjer
Hos Curit prioriterer vi at være på bølgelængde med vores kunder. Når et projekt skal foregå helt eller delvist digitalt, er det vigtigt, at de rette digitale værktøjer er valgt, således at alle involverede med succes kan gennemføre projektet. Dette inkluderer kommunikations- og samarbejdsværktøjer til at lette virtuelle møder, træning og planlægning heraf, samt vidensdeling mellem virksomheden og Curit, såvel som internt i selve virksomheden. Disse værktøjer, der fungerer som et knudepunkt for både konsulenter og kunder, skal være intuitive at anvende. Hvis den korrekte tekniske ramme er tilgængelig fra starten af projektet, kan interessenterne koncentrere sig fuldt ud om deres opgaver og sikre en stabil levering gennem hele projektet.
- Træning i at mødes online
Ved hjælp af de rigtige værktøjer til virtuelt arbejde kan møder, træning og workshops alle implementeres eksternt uden problemer. Dog siger vores erfaringer os at succesfuld virtuel træning afhænger meget af medarbejdernes digitale evner og lyst til at benytte værktøjerne. En ERP-implementering er en stor forandring for en virksomhed, og derfor er der også rigtig meget læring for medarbejderne, hvorfor vi vil anbefale at uddannelse og træning primært afholdes fysisk, medmindre medarbejderne har gode evner og lyst til at benytte digitale værktøjer. Når træningssessions afholdes foran skærmen, er det vigtigt, at de er korte, præcise og med regelmæssige pauser, som er planlagt forud for dagen. Derudover er det vigtigt, at alle har et godt kendskab til selve platformen, der benyttes forud for projektet, for at sikre en effektiv udnyttelse heraf.
- Tæt samarbejde og hyppig kommunikation er i fokus
Mangel på møder ansigt-til-ansigt skaber et større behov for kontinuerlig, tæt kommunikation mellem de involverede parter. For at koordinere et projekt og afklare eventuelle udfordringer løbende som de opstår, er det vigtigt at nøglepersonerne har hinanden på speed dial, således at problemerne bliver løst med det samme, og alle kan komme videre i projektet. Selv med en effektiv tidslinje og struktur på plads, er det vigtigt at bakke dette op med et pålideligt forhold bygget på regelmæssig, ærlig kommunikation. At arrangere regelmæssige videokonferencer, hvor projektinteressenter måske endda får et indblik i hinandens liv, kan også skabe et mere personligt forhold, der er med til at forbedre tilliden. Sidst men ikke mindst så har vi lært, hvor meget det betyder at huske at tænde kameraet, når vi taler med hinanden. Dette gælder især, når det er en 100% virtuel implementering, da dette er med til at skabe en stærkere relation med hinanden.
Har du overvejet at benytte flere digitale værktøjer i din hverdag? Alle projekter er forskellige, og vi mener derfor det er vigtigt, at vi kigger på hver enkel virksomhed, for at finde den hel rette kombination mellem virtuelt og fysisk samarbejde, som passer til netop jeres virksomhed.