GateHouse, der er en af Danmarks førende leverandører af software til satellitkommunikation og maritimt brug, er gået i luften med en komplet ERP-platform fra IFS implementeret af Curit. Selskabet har valgt en standardløsning uden en eneste tilpasning som fundamentet under et komplekst produkt- og projektmiljø. Det gav en rekordhurtig implementering på blot en måned og hurtige gevinster på agilitetskontoen.
Umiddelbart kan det virke overdrevet at vælge et komplet ERP-system i Mærsk-ligaen til en virksomhed med 50 medarbejdere. Men det giver god mening, når man som GateHouse er kritisk leverandør til nogle af verdens største satellitoperatører, består af flere virksomheder som flittigt køber ressourcer hos hinanden og i øvrigt har ambitiøse vækstplaner.
GateHouse er en ekstremt dynamisk virksomhed med høje krav til at kunne flytte ressourcer rundt og skifte retning agilt. Ud over kerneforretningen, som er bygget op om de to virksomheder GateHouse Telecom og GateHouse Maritime, har selskabet for nyligt etableret virksomheden Igniter, som skal udvikle nye forretninger. Det stiller store krav til overblik og central styring samt ikke mindst en ERP-platform, som lynhurtigt kan vrides 180 grader, når behovene opstår.
Farvel til konkurrerende ERP-løsning
Et to år gammelt ERP-system fra en større ERP leverandør var ikke kommet længere end til finansafdelingen, hvor det blev brugt af tre medarbejdere. Alt andet i forretningen kørte i adskilte silosystemer. Den tidligere ERP-leverandør blev bedt om et bud på en udvidelse af løsningen til en komplet platform, men det ville kræve store tilpasninger. Derfor afslog GateHouse.
-Vi ville ikke have et system, som skal kodes og tilrettes for at passe til os. Det ville være både uigennemskueligt og meget dyrt. Vi kigger ind i en vækstcase med flere medarbejdere og flere forretningsgrene, og derfor skal vi reducere kompleksiteten i forretningen, ikke øge den. Der var kun én leverandør, der kunne levere på vores ønsker, og det var IFS, siger CFO i GateHouse, Kenney Vesteraa Christiansen, der er meget tiltalt af IFS’ systemfilosofi.
-Hele IFS-platformen består af moduler. Hvis du skal bruge et nyt modul, åbner du bare døren. Du skal ikke kode en hel masse. Det er en meget værdifuld for en dynamisk virksomhed som vores, forklarer han.
I mål på en måned
GateHouse valgte IFS Applications 10, som samler alle tre selskaber samt holdingselskabet på den samme standardplatform. Løsningen er private cloud baseret og anvendes af samtlige medarbejdere. Den indeholder den fulde pallet af ERP-funktioner fra Finans, Projektstyring, Anlægsaktiver og CRM til Kundeordrer, tidsregistrering og HR. Medarbejderne har mobiladgang til funktioner samt personlige interfaces til løsningen tilpasset deres ansvarsområder via IFS Lobby.
-Selvom vi er en kompleks produkt- og projektvirksomhed, valgte vi at gå benhårdt efter en standardløsning. Ledende danske virksomheder indenfor aerospace- og forsvarsbranchen med indviklede forretninger anvender IFS Applications, og vi må bare konstatere, at løsningen giver et bedre realtidsoverblik over forretningen, ressourcestyring, coststyring mv., som ikke er standard i andre systemer, fortæller Kenney Vesteraa Christiansen.
Markant hurtigere månedsafslutning
Valget af en standardløsning gav en ekstremt hurtig implementering på blot en måned og betød, at GateHouse meget hurtigt begyndte at høste frugterne af investeringen.
-Vi har kun været live i halvanden måned. Normalt ligger man sønderknust på dette tidspunkt af et ERP-projekt, men vi er allerede godt kørende. Vi har nedbragt tidsforbruget på månedsafslutning med 50 procent, og vi reducerer med yderligere 30 procent i næste måned, siger Kenney Vesteraa Christiansen.
-Tidligere var vi nødt til at lukke måneden forskudt, fordi data ikke var tilgængelige. Det var meget tidskrævende. I IFS har jeg adgang til hele forretningsøkonomien i en finans Lobby og kan styre hele månedsafslutningen i ét skærmbillede. Vi er gået fra at have 25 regneark med hver 15 sider, til et integreret rapporteringsværktøj, der trækker på masterdata fra IFS. Alt genereres automatisk og benytter IFS’ indbyggede RPA events (Robotic Process Automation). Det er et kæmpe tigerspring, vi har taget, fortæller han.
Intern afregning i særklasse
Også i forretningen er der stor tilfredshed med valget af IFS Applications. Ingen savner at skulle håndbære processer rundt mellem silosystemerne eller at bruge oceaner af tid på at få overblik over projekterne. Projektlederne kan altid se den aktuelle status på deres projekter og projektøkonomi. Ingen skal vente på, at tallene fremskaffes. Alt er live.
-Det er en kæmpe fordel for driften, siger Senior Vice President i GateHouse Telecom, Thomas Jensen. -Vi er styret af projekter og indtægtsføring. Man udlåner og sælger ressourcer til hinanden på tværs af projekter og virksomheder, hvilket kræver nogle meget effektive styringsredskaber. Det har vi fået med IFS.
-IFS er enormt stærk på Multi Company Reporting. Før kunne vi bruge en halv dag på intern afregning til stor irritation for alle. Når man har travlt, opleves det som rent tidsspilde. Nu foregår det automatisk. Det er noget vi kan lide. Når ressourceudlånene er etableret, er det business as usual. Medarbejderne skal blot registrere deres tid, så fordeler og konterer IFS tidsforbruget de rigtige steder. Det gør det meget nemmere at bruge vores ressourcer optimalt, og vi har fuld transparens over hele kæden, siger Thomas Jensen.
Få virksomheder er unikke
Det er IFS’ partner Curit, der har stået for implementeringen hos GateHouse. Curit er kendt for at være effektive, men at komme i mål med en fuld ERP-implementering på én måned er trods alt rekord.
-Det er det hurtigste projekt, vi nogensinde har gennemført, fortæller Peter Eskelund Bering fra Curit, som var projektleder på opgaven. Hele forløbet foregik under Covid19, hvilket begrænsede den fysiske tilstedeværelse. Alt foregik derfor remote og med blot en medarbejder on-site i fem dage i forbindelse med go-live.
-Mange virksomheder anser sig selv for unikke og tror, de skal have et ERP-system, der er tilpasset til deres behov. Vores erfaring er, at de allerfleste får højere værdi ud af en standardløsning, og derfor håber jeg, andre vil skele til GateHouse. Standardløsninger giver både en hurtigere og smidigere implementering og er billigere. Det kan gøres for en tiendedel af prisen, da det er konsulenttimerne, der er dyre, siger Peter Eskelund Bering.
OM GATEHOUSE
GateHouse består af tre hovedselskaber:
GateHouse Telecom, der udvikler software til nogle af verdens største satellitoperatører. Softwaren er livsnerven i satellitterminalerne og etablerer hele forbindelsen satellit og modtager. Softwaren sidder bl.a. på halvdelen af Inmarsats 120.000 terminaler til sikker kommunikation i den maritime sektor, i luftfart og på land.
GateHouse Maritime udvikler løsninger baseret på Automatic Identification Systems (AIS) til søfartsstyrelser, havne, kystvagter mv. Softwaren bruges til at styre søfarten til søs, spore skibe og optimere driftsplanlægningen i havne.
GateHouse Igniter er et udviklingsselskab, som udnytter kompetencerne i Telecom og Maritime til at udvikle ny forretning.